Главная > Установка Windows > Архивы России. Информатизация архивного дела России. Основные направления информатизации архивного дела Методы информатизации архивных учреждений


Архивы России. Информатизация архивного дела России. Основные направления информатизации архивного дела Методы информатизации архивных учреждений




Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

    Особенности науки архивоведения и ее место в системе других наук. Современное законодательство в области архивного дела. Организация документов Архивного фонда страны. Проблемы, стоящие перед организацией архивного дела на современном этапе его развития.

    курсовая работа , добавлен 19.02.2010

    Характеристика общих положений Архивного фонда Российской Федерации. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле и ответственность за его нарушение. Особенности и сущность международного сотрудничества России в области архивного дела.

    дипломная работа , добавлен 17.12.2008

    Основные составляющие теории и методики архивоведения. Становление архивного дела. Принятие основ законодательства РФ и его основные идеи и принципы реализации. Классификация архивного фонда РФ. Комплектование архивов.

    шпаргалка , добавлен 03.06.2008

    Архивное строительство в России. История архивного дела на Ставрополье. Разработка вопросов архивного законодательства. Федеральное архивное агентство. Федеральный Закон "Об архивном деле в Российской Федерации".

    статья , добавлен 30.05.2007

    Сущность использования документов Архивного фонда Российской Федерации в информационных целях. Виды архивов федеральной и муниципальной собственности. Главные направления использования документов. Основные сроки и формы хранения архивной документации.

    контрольная работа , добавлен 04.12.2008

    Историческое исследование развития архивного дела во второй половине XIX в. Оживление деятельности архивов различных государственных учреждений. Особенности формирования архивных кадров данного периода. Анализ деятельности архивов местных учреждений.

    реферат , добавлен 11.05.2008

    Основные документы по регулированию делопроизводства и архивного дела в Республики Казахстан. Делопроизводство на государственном языке. Нормативная база Единой системы электронного документооборота Республики Казахстан.

    контрольная работа , добавлен 14.04.2007

    Общая характеристика государственных архивов Алтайского края. Хроника их развития. Правовая база, задачи и функции государственных архивов РФ. Научно-техническая обработка документальных материалов. Доступ к архивным документам и их использование.

    курсовая работа , добавлен 17.01.2011

Информатизация архивного дела


Введение


Современное общество характеризуется высоким уровнем развития информационных и телекоммуникационных технологий и их интенсивным использованием гражданами, бизнесом, общественными организациями и органами государственной власти; повсеместным внедрением в государственном масштабе систем электронного документооборота (в том числе межведомственного), переводом в электронный вид государственной учетной деятельности, а также созданием и развитием специальных информационных систем обслуживания запросов населения и организаций.

Эти приоритетные направления информатизации общества влекут за собой необходимость формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивных учреждений, выполняющих важные общественные и государственные функции, именно поэтому чрезвычайно актуальной является тема информатизации архивов.

Информатизацией называется организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов. В ходе этого процесса необходимым остается выполнение задачи сохранения и защиты архивов.

Рассмотрим основы, принципы, цели и объекты информатизации архивов, а также направления и перспективы развития этого процесса.


1. Особенности процесса информатизации архивов


Среди основных задач ГАС Российской Федерации важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД). В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации .

Под информатизацией архивного дела понимается процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

Объектами информатизации являются:

ü комплектование архива;

ü экспертиза ценности документов;

ü создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников;

ü учет документов архива и контроль за их сохранностью;

ü создание страхового фонда и фонда пользования документами;

ü информационно-справочная работа и контроль за исполнением запросов потребителей;

ü контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота.

В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизация архивного дела приобретает особую значимость.

Основные цели информатизации:

ü развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования, защиты Архивного фонда РФ путем избавления труда архивиста от рутинных операций и повышения точности и оперативности учета

ü создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы;

ü формирование автоматизированных учетных и научно-справочных документов межархивного и общеотраолевого уровня.

ü повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам;

ü обеспечение сохранности документов - создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путем оцифровывания архивных документов (сканирования).

Основные направления информатизации:

ü организация учета документов Архивного фонда РФ;

ü учет фондообразователей, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах;

ü совершенствование использования документов путем организации запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учета выдачи дел потребителям, составления и выдачи архивных справок, использования документов;

ü формирование страхового фонда и фонда пользования;

ü проведение в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных технологий баз данных, содержащих копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания;

ü автоматизация организационно-управленческих функций архивов.

Принципы информатизации:

ü преемственность по отношению к традиционной системе государственного учета и научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

ü преемственность в развитии автоматизированных архивных технологии;

ü системность в реализации технологических и информационных решений как отдельного архива, так и группы архивов, формирование их единого программно-технического комплекса, единой базы данных в масштабе Росархива;

ü внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивов;

ü взаимосвязь с информационными системами фондообразователей и потребителей, с внеотраслевыми системами передачи данных.

Проблема информатизации архивной отрасли не нова. В 1995 г. Росархивом была разработана и утверждена Концепция информатизации архивного дела России, в целях практической реализации которой в 1996 г. была принята Программа информатизации архивного дела России (1997--2000 гг.). Эта программа определяла конкретные направления работ, их содержание, исполнителей и сроки проведения по следующим направлениям деятельности: научные и методические работы по проблемам информатизации архивного дела России, кадровое обеспечение, организационные и практические работы. В результате реализации направлений этой программы была начата разработка и внедрение программного комплекса "Архивный фонд", начал функционировать Интернет-портал "Архивы России", проводилось обеспечение компьютерной техникой архивной отрасли.


2. Информационные технологии и организация их внедрения в архивах

В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии (сканирование документов, сетевые технологии и т.д.).

Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по каждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненных различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД "Архивный фонд", "Фондовый каталог" (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных "Паспорт архива", "Учет фондов", "Аннотация фондов", "Учреждения - источники комплектования", "Учет исполнения запросов", "Читальный зал", "Физическое состояние документов" и др.

При этом можно заметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела, архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа.

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов - учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

Учетные базы данных в архиве учреждений предназначена для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.

Информационную основу БД составляют сведения о составеи объеме документов, составе иобъеме страхового фонда копий документов, государственном учетеи научно-справочном аппарате к документам, составе и объеме научно-справочной библиотеки, зданиях. При разработке БД "Учет фондов" в качестве объекта автоматизации выступали функции, выполняемые госархивами по учету документов как государственной, так и негосударственной части Архивногофонда Российской Федерации. Типовые решения ведения государственного учета для архивов Российской Федерации разного уровня вырабатывались с условием последующей адаптации к специфике каждого отдельного архива. БД способствует совершенствованию деятельности архивов по обеспечению сохранности, организации рационального хранения, оперативного адресного поиска фондов и описей, фиксации объема хранящихся дел, его изменений и подготовке статистических данных как по архиву в целом, так и по отдельным хранилищам. БД "Учет фондов" отражает и отслеживает информацию о движении документов, об учете и внесении изменений по описи, об учете и внесении изменений по фонду. Логическим продолжением компьютерной поддержки архивной деятельности в области учета документов является БД "Аннотация фонда", которая обеспечивает оперативность и качественный уровень тематического поиска и подготовки межфондовых и внутрифондовых справочников (путеводителей, кратких справочников, тематических путеводителей, указателей и др.).

По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д.

Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах.

Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (например, "Архивный фонд", "Фондовый каталог субъекта Федерации").

Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.

Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.


3. Итоги и перспективы развития информатизации в архивном деле


За прошедшее десятилетие с момента завершения программы в Российской Федерации и в архивном деле произошли кардинальные изменения. В 2004 г. был принят Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации", изменивший статус Федеральной архивной службы. Затем (в 2006 и 2010 гг.) был принят целый ряд Федеральных законов, постановлений, распоряжений и указов, которые выдвигают на первый план необходимость анализа существующего положения в области информатизации архивной сферы и выработки единой перспективной программы информатизации Федерального архивного агентства.

В настоящее время разработана Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему федеральных архивов на 2011 - 2020 годы.

Программа предусматривает несколько основных направлений внедрения ИКТ в архивной сфере, в рамках которых выделены отдельные содержательные задачи и предусмотрены мероприятия, последовательная реализация которых позволит добиться полномасштабного внедрения и использования ИКТ.

Первое направление: Предоставление государственных услуг. Среди задач и мероприятий, предусмотренных этим направлением, предполагается осуществлять мероприятия, часть из которых уже реализуется. Так, на едином портале портал государственных и муниципальных услуг размещена обновленная информация об услугах, оказываемых Федеральным архивным агентством и подведомственными ему учреждениями, запланировано развитие Интернет-портала "Архивы России" (в том числе создание разделов портала на иностранных языках) и организация доступа к информации о документах Архивного фонда Российской Федерации через портал (с использованием программного комплекса "Центральный фондовый каталог"); Создание сайтов федеральных архивов (в виде самостоятельных сайтов или разделов портала "Архивы России"), что позволит значительно расширить возможности доступа граждан и организаций к информации о документах Архивного фонда Российской Федерации через сайты архивов, на которых будут размещаться электронные описи (как это сделано сегодня ГАРФ и РГИА); Развитие официального сайта Федерального Архивного агентства.

Объединение информационных ресурсов (тематических, исследовательских и пр.), созданных и функционирующих внутри федеральных архивов, с целью предоставления удаленного доступа к цифровому контенту. Одним из примеров подобного работы является запускаемый в настоящее время межархивный проект "Документы советской эпохи".

Второе направление Программы информатизации объединяет в себе работы, связанные с развитием и внедрением систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия. (СЭД, МЭДО, СМЭВ).

Третье направление - информатизация основной деятельности архивов. Для этого направления Программа предусматривает реализацию комплекса разнообразных задач, условно объединенных под одним названием: автоматизация и комплексная информатизация основных направлений деятельности архивов. Это - компьютеризация федеральных архивов. Программа предусматривает комплекс мероприятий, направленных на развитие отраслевого, обязательного для использования всеми архивами России, программного обеспечения, главной составляющей которого является единая информационно-поисковая система (ЕАИС) по учету документов Архивного фонда Российской Федерации. ЕАИС состоит из трех самостоятельных программных комплексов:

программный комплекс (базовый уровень) "Архивный фонд" предназначен для использования непосредственно в архивах. Его используют 14 федеральных архивов, лицензионные договора на использование программного комплекса "АФ-4" заключены с архивными управлениями 84 субъектов Федерации, что обеспечивает единство учета документов Архивного фонда РФ на всей территории страны независимо от прав собственности на данные документы. В настоящее время идет процесс модернизации ПК "Архивный фонд", в том числе исправление ошибок, перевод этого ПО на веб-интерфейс;

программный комплекс "Фондовый каталог" предназначен для использования отделами (управлениями, агентствами) по делам архивов регионального уровня. Это программное обеспечение предназначено для аккумулирования массивов информации (баз данных "Архивный фонд") всех архивов данного региона. В настоящий момент завершено тестирование ПК "Фондовый каталог" в 7 регионах. В нем должны быть представлены сведения обо всех фондах Архивного фонда РФ, информация о которых передается непосредственно из баз данных федеральных архивов (использующих ПК "АФ") и региональных массивов информации (созданных в ПК "ФК").

В Программе также обозначена необходимость создания, ведения еще одной общеотраслевой автоматизированной системы - "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации". Представляется целесообразным её активное наполнение, включая представление в ней образов документов и организацию доступа к системе через портал "Архивы России".

Один из ключевых подразделов задачи автоматизации и информатизации основных направлений деятельности архивов связан с необходимостью проведения работ по оцифровке оригиналов (подлинников) архивных документов. Эта задача является одним из ключевых направлений государственной программы "Информационное общество (2011-2020 годы)".

Разрабатывается специальный подраздел с мероприятиями, реализация которых позволит значительно увеличить возможности доступа к архивным документам.

Среди этих мероприятий:

Создание компьютеризированных читальных залов в федеральных архивах на базе терминальной системы информационного обслуживания; Обеспечение читальных залов федеральных архивов оборудованием для использования оцифрованных копий хранимых документов

Разработка программного обеспечения для создания, внедрения и функционирования единого "Электронного читального зала" с "личными кабинетами исследователей", установленного на портале "Архивы России" и обеспечивающего возможность удаленного доступа к ресурсам читальных залов федеральных архивов.

Разработанные базы данных "Читальный зал" и "Учет исполнения запросов" позволят повысить качество и оперативность получения данных и сводных статистических сведений в целях повышения эффективности использования документов АФ РФ, обеспечения потребителей релевантной документной информацией и будут способствовать организации комплексного использования документов архива. Эти программные комплексы также распространяются в архивной системе бесплатно. Помимо программного обеспечения, ориентированного на автоматизацию основных функций и направлений деятельности архивов, создаются и другие общеотраслевые БД: "Зарубежная архивная Россика", "Зарубежстройпроект", "Росприоритетпроект", "Государственный реестр уникальных документов", "Нормативно-методическая база отрасли" и др. Примером полнотекстовой автоматизированной базы данных, разрабатываемой ВНИИДАД, является "Нормативно-методическая база отрасли".

Отдельная задача информатизации связана с необходимостью организации приема на хранение электронных документов, возникающих при переходе органов государственной власти на безбумажный документооборот. Для решения этой задачи предусмотрено проведение работ по определению нормативно-правовых условий приема на хранение, хранение и использование электронных документов и документов на электронных носителях. Одновременно предполагается осуществить организацию и оборудование новых архивохранилищ для хранения электронных документов и документов на электронных носителях в архивах; разработать информационно-поисковые системы по работе с электронными документами.

информация архив документ делопроизводство


Таким образом, мы рассмотрели объекты, цели, принципы информатизации архивов, на современном этапе развития архивного дела у нас в стране наблюдается активная разработка и внедрение новых информационных технологий, призванных обеспечить сохранность архивных фондов, и обеспечить наиболее удобный режим доступа к архивной информации.

В этом направлении были разработаны и внедрены в практику работы архивных учреждений страны программные комплексы - "Архивный фонд" и "Фондовый каталог". Разработаны базы данных: "Паспорт архива", "Учет фондов", "Аннотация фонда", "Учреждения - источники комплектования", "Читальный зал", "Учет исполнения запросов", "Физическое состояние документов" - они составляют программный комплекс первой очереди.

Такое состояние вопроса подготавливает почву для перехода к следующему этапу информатизации архивного дела, перспективы которого разработаны в Программе информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему федеральных архивов на 2011 - 2020 годы, и предусматривает ряд направлений развития этого процесса.

Осуществление информатизации обеспечивается путем организации и проведения работ по оцифровке оригиналов (подлинников) архивных документов, а также путем организации и оборудования новых архивохранилищ.

Реализация положений Программы информатизации даст толчок росту информационной активности отраслевых потребителей информации при помощи целевого финансирования и разработки региональных программ информатизации архивов. Информатизация архивных учреждений позволит существенно улучшить информационное обслуживание потребителей как в самих архивах, так и его абонентов, пользующихся каналами связи. А это, в свою очередь, будет способствовать углублению и повышению эффективности научных исследований, осуществляемых на основе архивной информации. Применение современных средств коммуникации совместно с автоматизацией процессов поиска архивной информации позволит в значительной степени укрепить межрегиональные, межотраслевые и международные связи благодаря возможности проведения межархивного тематического поиска информации.


Список литературы


Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Буров Е.М. Архивоведение. Под ред. В.П. Козлова. М.: Академия, 2007. - 238с.

Афанасьева Л.П. Информатизация архивного дела: организация и управление //Секретарское дело.-2004.-№ 3.-С: 89-98.

Грум-Гржимайло Ю.В., Сергеева А.Г., Ткаченко Н.А., Чернин Э.А. Разработка автоматизированных архивных технологий//Информационное общество, 2000, вып. 2, с. 35 - 39.

Дороков С. Современные возможности экспертизы ценности и учёта электронных документов в организации // Отечественные архивы.-2003.-№ 5.5. Концепция информатизации архивного дела России, с. 8].

О.В. Наумов Информатизация архивного дела в Российской Федерации// "Отечественные архивы" № 5 (2011 г.)

Тельчаров А.Д. Архивоведение. М.: Приор-издат. 2004. - 128с.


Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Среди основных задач ГАС Российской Федерации важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД). В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации.

Внутриархивные БД учетного характера повышают точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, служат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.

Создание комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов и использование экспертных систем дает возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля за реализацией принимаемых решений.

Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволяет более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, способствовует укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти.

Работы по автоматизации средств поиска архивной информации начались в архивных учреждениях СССР в конце 70-х годов. Была разработана концепция, включившая в себя следующие положения: обоснованной является лишь компьютеризация поиска архивных документов, относящихся к выборочным тематическим комплексам, имеющим особо важное общественно-политическое и народнохозяйственное значение, а также документов, которые наиболее часто запрашиваются исследователями; ввод в систему сведений обо всех архивных документах является слишком дорогим и требует больших трудовых затрат; наиболее целесообразно создание межархивных баз данных. Было принято решение о поэтапном вводе в автоматизированную систему сведений о документах, хранящихся в государственных архивах СССР, на уровне фонда.

В соответствии с этой концепцией была разработана многофункциональная автоматизированная информационно-поисковая система для ряда тематических комплексов архивных документов, которая предназначалась для оперативного справочно-информационного обслуживания потребителей архивной информации, а также для подготовки автоматизированным способом архивных справочников.

В Автоматизированную систему научно технической информации (АСНТИ по документам ГАФ СССР), реализованную на ЕС ЭВМ, вошли около 70 тыс. описаний документов архивов на уровне фонда; базы данных четырех тематических комплексов на начало 1990 г. включали в себя 176 тыс. описаний архивных документов.

Ведение указанных БД позволило накопить значительные информационные массивы в электронном формате, большая часть которых в дальнейшем была переведена на ПЭВМ; к настоящему времени они включают в себя около 250 тыс. записей.

Основные направления информатизации архивного дела вытекают из главных задач и функций учреждений ГАС России:

  • · обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ);
  • · комплектование АФ РФ и экспертиза ценности документов;
  • · научно-информационная деятельность архивов, использование и публикация документов АФ РФ;
  • · организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных и ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений.

Значительная регламентация и типизация деятельности архивов, хранящих документы на бумажной основе, создает предпосылки для широкого использования принципа типизации при разработке и внедрении автоматизированных информационных технологических процессов. Существующие особенности в работе архивов с документами на пленочных носителях могут потребовать создания для них специализированных программно-технических комплексов. Наряду с этим в настоящее время уже назрела необходимость выработки концептуальных подходов к организации и технологическим аспектам работы с документами на машиночитаемых носителях. Наиболее важным направлением использования современных информационных технологий в деятельности архивных учреждений является организация учета документов Архивного фонда РФ. С реализацией этого первоочередного направления тесно связано создание автоматизированного справочного аппарата, в котором используется информация, накапливаемая в процессе учета документов.

Второе направление информатизации ориентировано на автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием АФ РФ. К нему относятся учет учреждений-источников комплектования, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах.

Третье направление охватывает задачи использования и публикации документов: организацию поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователям, составление и выдачу архивных справок, учет использования документов. Одним из результатов решения задачи учета использования является обоснование состава страхового фонда и фонда пользования, что в свою очередь относится к задачам, решаемым в рамках направления обеспечения сохранности документов.

Четвертое направление - применение средств автоматизации для проведения научно-исследовательских и методических работ в государственных архивах. Этому способствует использование высокоэффективных общесистемных и прикладных программ, в том числе - текстовых и табличных процессоров, издательских систем, систем управления базами данных, гипертекстовых и мультимедийных технологий, которые позволяют создавать базы данных, содержащие копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания.

Пятым направлением информатизации является автоматизация организационно- управленческих функций архивных учреждений. Автоматизированные технологии служат инструментом информационного обеспечения руководства госархивами, анализа их деятельности, состояния архивного дела в регионах. Использование средств ЭВТ и специализированного ПО способствует сокращению трудоемкости и повышению эффективности работ, связанных с управлением архивом. Отдельные задачи имеют локальный характер (управление кадрами, бухгалтерский учет и др.), другие ("Паспорт архива" и т.п.) - реализуются в увязке с задачами, выполняемыми в рамках иных направлений.

Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах:

  • · преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;
  • · преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;
  • · системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;
  • · внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;
  • · сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.

Слайд 1

Нынешнее, 9-е по счету, заседание Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве мы решили посвятить обсуждению одной из актуальных сегодня тем, связанной с выполнением президентского Указа от 7 мая 2012 г. № 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики», предусматривающего поэтапное повышение оплаты труда в государственных (муниципальных) учреждениях, в том числе и архивных, до среднего значения заработной платы в соответствующем регионе (слайд 1 ).

Повышение оплаты труда и укрепление социальной защищенности архивистов, конечно, очень важно. Мы его давно ждали. Но оно не должно происходить само по себе, механически. Оно должно быть увязано с увеличением объемов и улучшением качества предоставляемых архивами государственных (муниципальных) услуг на основе подъема результативности их деятельности и повышения производительности труда их работников. Это принципиально важный момент. Он нашел свое отражение в разработанных на федеральном уровне и на местах «дорожных картах» изменений в отраслях социальной сферы, направленных на повышение эффективности архивного дела, определивших состав приоритетных структурных и институционных преобразований, а также соответствующие целевые показатели.

Утвержденная правительственным распоряжением от 26.11.2012 № 2190-р Программа поэтапного совершенствования системы оплаты труда в государственных (муниципальных) учреждениях на 2012-2018 годы дает общие установки по проведению изменений в сфере социально-трудовых отношений для всех без исключения отраслей социальной сферы. Вместе с тем выработка оптимальных подходов к повышению эффективности деятельности конкретных групп учреждений социальной сферы - дело соответствующих министерств и ведомств. Следовательно, перед нами сегодня стоит задача определиться с этой дефиницией применительно к архивам.

По нашему мнению, под повышением эффективности работы архивов всех уровней, вне зависимости от их организационно-правовой формы (бюджетные, казенные или даже частные архивы), следует понимать, как минимум:

    рост производительности труда работников;

    повышение качества работы;

    снижение ресурсных издержек;

    и, наконец, увеличение поступлений от приносящей доход деятельности за счет расширения её спектра и объемов.

Разумеется, оценить производительность труда архивистов довольно сложно в силу специфики архивного дела, характеризуемого большим числом разнообразных работ, зачастую творческих и потому трудно нормируемых. Все-таки у нас не промышленное производство. Тем не менее, определенный анализ сделать всегда можно. Например, соотнести объем хранимых документов и количество пользователей с численностью того или иного архива. В этой связи интересно сравнение современных российских архивов, в частности федеральных, с архивами таких развитых стран мира, как США, Германия, Англия и Австралия. На слайде № 2 приведены данные за 2012 год.

Конечно, показатели архивов западных стран по объемам хранения и количеству пользователей указаны не стопроцентно точные из-за существующего в каждой стране своеобразия в отчетности. В представленной таблице видно, что, условно говоря, загруженность одного работника федеральных архивов, даже при пересчете на фактическую (не штатную) численность работников, все же ощутимо ниже, чем в зарубежных архивах. Это свидетельствует о том, что повышение производительности нашего труда остается одной из наиболее актуальных для нас задач. К слову, для тех, кто может сказать, что в таблице не хватает строк с данными по заработной плате работников и общему бюджету архивов. Так вот, между ростом производительности труда и заработной платы автоматической связи и взаимозависимости нет, это показатели разного порядка. Если первая зависит от уровня инновационного развития, то вторая - в том числе от характера регулирования государством рынка труда, наличия конкуренции на нем, а также от способности работников отстаивать свои профессиональные и социальные интересы.

Данные по объемам финансирования, численности архивистов и их средней заработной плате в разрезе субъектов Российской Федерации и по федеральным архивам вы имеете на руках.

Призываю только вас, руководителей региональных архивных служб, используя имеющиеся данные, а также сведения из нашей ведомственной статистической формы № 1, самостоятельно - когда вернетесь домой, оценить уровень производительности труда в собственных подведомственных архивах и сделать соответствующие выводы.

Для федерального уровня необходимость в повышении эффективности деятельности архивов очевидна. Как представляется, она должна заключаться в первую очередь в последовательном совершенствовании всех направлений работы, а также внедрении технологических и организационных инноваций.

Проведенный в середине этого года Росархивом анализ возможности внедрения инноваций в архивное дело (слайд 3 ) показал, что из 18 базовых технологий в сфере обеспечения сохранности и учета таковые могут быть внедрены в 10, в сфере комплектования - в 2 из 3, научно-справочного аппарата - в 5 из 6, использования - в 6 из 7. Понятно, что подавляющее большинство новаций так или иначе связаны с информационными технологиями. Поэтому реализация ведомственной целевой программы информатизации Росархива, а также региональных программ информатизации должны всегда быть в центре нашего внимания. Не буду углубляться в эту тему детально - она обширна и требует отдельного разговора.

Помимо применения IT-технологий существенным шагом в инновационном развитии архивной отрасли может стать также обязательное применение - при модернизации материально-технической базы - прогрессивных инженерно-технологических, менее затратных по ресурсному обеспечению, решений. Среди них оснащение архивохранилищ компактусами и картматами, современными системами пожаротушения, автоматическими измерителями параметров воздушной среды и т.п. Возможность установки такого рода передового оборудования должна учитываться присоставлении технических заданий на проектирование строительства или реконструкции архивных зданий. С другой стороны, недопустимо приобретение под воздействием различных «маниловских» идей дорогостоящей техники, которая из-за различных причин (отсутствие подготовленных кадров для эксплуатации или недостаточный фронт работ) будет простаивать, омертвляя тем самым капитал.

Сложнее обстоит дело с проведением организационных изменений, поскольку архивное дело по самой своей сути довольно консервативно. Тем не менее, руководствуясь старой поговоркой о том, что все новое - это хорошо забытое старое, неплохо сегодня вспомнить и взять на вооружение лучшее из советского опыта организации архивной деятельности в части нормирования, планирования и учета результатов работы. Вместе с внедрением современных программно-целевых инструментов управления этот сплав старого и нового может дать несомненный положительный эффект.

В частности, полезна и весьма эффективна практика ежегодного анализа штатной обеспеченности и объемов работы подведомственных архивных учреждений с целью перераспределения штатов в случае выявления диспропорций между численностью работников и объемами оказываемых архивами государственных услуг. Такую работу Росархив уже несколько лет проводит на регулярной основе. Никто не должен рассчитывать, что сегодняшние штатная численность и фонд оплаты труда в возглавляемых учреждениях будут неизменны. Их нужно оправдывать эффективной работой.

Обращая первоочередное внимание на производительность труда архивистов, мы в то же время не должны забывать и о повышении качественного уровня работ. При этом вопрос о качестве следует рассматривать в двух аспектах - качестве внутриархивных работ и качестве обслуживания пользователей.

Качество первого из них определяется, прежде всего, квалификацией и опытом архивистов, а также действенностью контроля со стороны руководителей всех рангов. Судя по доле работников пенсионного возраста, составляющей по данным на 1 января с.г. почти четверть численности российских архивистов, чего-чего, а опыта им не занимать. Что же касается квалификации, то приходится констатировать сохраняющуюся тенденцию сокращения числа работников архивов, имеющих профильное образование. К сожалению, помимо пока недостаточно конкурентоспособной заработной платы архивистов, это во многом обусловлено общим падением образовательного уровня населения страны вообще и гуманитарного образования в частности.

Начавшееся во исполнение указов Президента Российской Федерации повышение заработной платы архивистов, надеюсь, позволит более разборчиво подходить к отбору кадров, привлекая действительно перспективную и талантливую молодежь. При этом ни в коем случае нельзя забывать о необходимости перманентной и целенаправленной работы по повышению квалификации работников архивов.

Учитывая это, Росархив предполагает в следующем году заказать разработку нескольких интерактивных учебных курсов по наиболее востребованным направлениям архивной деятельности, а также увеличить долю дистанционных форм обучения, осуществляемых ОЦПК ВНИИДАД, что должно увеличить количество обучаемых, прежде всего из отдаленных уголков нашей огромной страны.

Повышение качества обслуживания внешних пользователей Росархив связывает с созданием на базе РГАНТД Справочно-информационного центра федеральных архивов, который призван обеспечить внедрение системного подхода к предоставлению государственной услуги по исполнению запросов граждан, начиная с личного приема заявителя, определения места хранения интересующих его документов и направления запросов в профильные архивы, заканчивая получением заявителем ответа (слайд 4 ), а также с внедрением новых «Правил работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации».

В целом же мероприятия, направленные на повышение производительности труда и качества работ, в той или иной мере нашли свое отражение и конкретизацию в разработанных федеральными архивами планах повышения эффективности их деятельности на 2013-2018 годы.

Аналогичные меры ожидают и одно из двух подведомственных Росархиву бюджетных учреждений, а именно ВНИИДАД, в отношении которого также разработан проект «дорожной карты», направленной на повышение эффективности науки в сфере архивного дела. Ожидаемыми результатами успешной реализации этой «дорожной карты» должны стать:

    повышение качества и результативности теоретических и прикладных научных исследований, востребованных обществом и отвечающих приоритетным направлениям развития отечественного архивного дела;

    обеспечение внедрения инновационных технологий в архивное дело в русле общемировых тенденций;

    развитие кадрового потенциала отраслевой науки;

    повышение заработной платы научных работников.

Важная составляющая повышения эффективности любой организации, будь она государственное учреждение или частная кампания - снижение затрат на её содержание. Здесь для нас наиболее актуальными являются два направления - реализация программ энергосбережения и организация при закупках для государственных нужд прозрачных и эффективных с точки зрения результативности расходования бюджетных средств конкурсов.

Начатая в 2011 г. в федеральных архивах программа энергосбережения и повышения энергетической эффективности предусматривает установку современных пластиковых окон и дверей, замену неэффективных источников света на энергосберегающие лампочки, модернизацию устаревших систем теплоснабжения и кондиционирования воздуха, переход от использования в котельных дорогостоящего дизельного топлива на газ, снижение температуры теплоносителя в системе отопления в нерабочее время. Её реализация позволила уже в 2012 г. сэкономить около 10 млн. руб. бюджетных средств, выделенных на эти цели. Это, на наш взгляд, неплохой результат, тем более что он достигнут при ежегодном росте тарифов на коммунальные услуги и политике Минфина по замораживанию выделения дополнительных средств на эти цели.

В результате проведенных в прошлом году Росархивом и подведомственными ему учреждениями почти 200-х конкурсных торгов получена экономия средств федерального бюджета в объеме около 41 млн. руб., которая была направлена на реализацию ряда дополнительных работ и мероприятий. Уже в этом году по итогам конкурса на оцифровку документов и описей для государственных архивов субъектов Российской Федерации на общую сумму 14 млн. рублей была получена 10 процентная экономия бюджетных средств, что позволило провести дополнительно аналогичную работу еще в одном регионе страны.

В этой связи считаю неправильным, что в некоторых архивах, пользуясь установленным законодателем правом бесконкурсного заключения госконтрактов на сумму до 400 тыс. рублей, стали забывать о рачительном расходовании средств. О конкурсных процедурах забывать не следует.

Будем надеяться, что вступающий в силу с января 2014 г. Федеральный закон № 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», содержащий положения, направленные на обеспечение максимальной прозрачности процессов закупки и усиление общественного контроля за ними, позволит добиться более весомых результатов при проведении закупочной деятельности.

Говоря о бюджетных расходах на содержание архивов, нельзя не сказать еще об одной возможности их существенного сокращения, но уже в государственном масштабе. Я имею ввиду оптимизацию состава и объемов хранящихся в государственных и муниципальных архивах документов по личному составу. На слайде 5 хорошо видно, что начиная с 2001 года прием документов по личному составу в государственные и муниципальные архивы превысил прием дел постоянного срока хранения, после чего ни разу не опускался ниже «постоянки», составляя в среднем около 3,0 млн. единиц хранения в год.

В результате, по данным паспортизации по состоянию на 1 января 2013 г. в российских архивах, без учета ведомственных, находится уже более 65 млн. таких дел. Из них примерно 17 млн. созданы после введения регистрации граждан в качестве застрахованных лиц. Естественно, бюджеты всех уровней несут на их содержание - хранение, учет, комплектование и использование - многомиллионные расходы.

Насколько они оправданы при переходе на персонифицированный учет, который после реформы пенсионного законодательства ведется Пенсионным фондом Российской Федерации? Очевидно, что когда сегодня расчет пенсии производится самим Пенсионным фондом по собственным электронным базам данных и документам его ведомственных архивов, необходимость хранить в других архивах дублетные бумажные документы о заработках граждан отсутствует. Разумеется, что за тот период времени, когда персонифицированного учета еще не было, лицевые счета нам все равно придется хранить.

Для решения вопроса Росархив подготовил соответствующий законопроект о внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», который, не без труда, но все же удалось согласовать с Минтрудом и ПФР России. В чем его суть? Поскольку в целях реализации Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования» в ПФР России создана и ведется информационная база на каждого работающего гражданина, постоянно пополняющаяся сведениями о его трудовой деятельности, т.е. созданы все необходимые условия для назначения ему в будущем трудовой пенсии по старости, постольку, по нашему мнению, можно пойти на резкое сокращение срока хранения документов по личному составу, созданных после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица. После увольнения работника для таких документов в организациях, независимо от форм собственности, предлагается установить 15-летний срок хранения, за исключением документов по личному составу работников, работавших на тяжелых работах, с вредными, опасными и иными особыми условиями их труда (срок хранения этих документов останется 75 лет). В организациях, выступающих в качестве источников комплектования государственных и муниципальных архивов, для документов по личному составу устанавливается также 15 летний срок хранения, с последующим проведением экспертизы ценности этих документов. Разумеется, при проведении такой экспертизы нужна определенная осторожность, чтобы, как говорится, вместе с водой не выплеснуть и ребенка. Но все же выгоды более чем очевидны, ведь помимо прямой экономии финансовых средств по нашим расчетам ежегодно в государственных и муниципальных архивах могут освобождаться примерно около 2 тыс. м 2 . площадей хранилищ, что позволит принимать на хранение до 900 тыс. дел постоянного срока хранения. Так что игра стоит свеч.

Коль речь зашла о правовых сюжетах, позвольте остановиться еще на двух важных моментах.

При регистрации всем вручили долгожданный проект новых Правил работы архивов организаций (т.е. ведомственных архивов). Конечно, проект - не идеал. При работе над ним мы исходили из необходимости упрощения ряда направлений работы ведомственных архивов, а также введения норм, связанных с появлением электронных документов. Поэтому нам очень бы хотелось получить от вас замечания и предложения по его совершенствованию с тем, чтобы в соответствии с законодательством оперативно можно было разместить проект этого нормативного правового акта в сети Интернет для общественной экспертизы.

Второе - судьба нашего законопроекта о наделении субъектов Российской Федерации полномочиями по хранению архивных документов территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций с соответствующим выделением субвенций из федерального бюджета. С сожалением, но вынужден честно констатировать, что время, когда такой закон можно было бы, как говорят, «протащить», упущено - это надо было делать в начале 2000-х годов, в так называемые «тучные» годы. Сегодня же, когда ожидается очередная волна мирового финансового кризиса, а отечественная экономика пробуксовывает, рассчитывать на его принятие нереально. К тому же Минфин, не справляясь с администрированием большого количества различных субсидий и субвенций из федерального бюджета бюджетам других уровней, принял решение о консолидации всех видов трансферов в единый для каждого региона «котел», в котором архивные деньги ввиду их малого количества безвозвратно растворятся. В этой ситуации борьба за продвижение законопроекта теряет смысл. Это горькая, но правда, которую, я надеюсь, вы поймете и примите. Мы будем искать другие варианты решения проблемы документов терорганов.

С учетом изложенного особую актуальность приобретает проблема привлечения средств из внебюджетных источников. С преобразованием большинства государственных архивов в казенные учреждения и зачислением зарабатываемых ими от платных работ и услуг средств в доход бюджетов стимул к такого рода деятельности у некоторых явно сократился. Однако не стоит забывать, что на федеральном уровне, а также в ряде субъектов вопрос о компенсации зарабатываемых архивами средств решен положительно. Так что веских причин для сокращения, и тем более прекращения практики оказания платных услуг не имеется. Кроме того, в силу объективных причин перед нами остро встает проблема сохранения за государственными архивами ведущих позиций на рынке архивных услуг.

В обстановке замедления экономического роста все большее число различных организаций, зачастую довольно далеких от архивного дела, стремятся отобрать для себя часть «рыночного пирога». С этим мы уже столкнулись в этом году при проведении закупок услуг по страховому копированию особо ценных кинодокументов и выполнению научно-исследовательских работ. В будущем ситуация может усугубиться в связи с тем, что в Бюджетном послании Президента на 2014-2016 годы ставится задача снятия барьеров и ограничений, препятствующих доступу негосударственных организаций к оказанию государственных (муниципальных) услуг, в том числе и привлечению их на конкурсной основе к выполнению государственных заданий. А это значит, что на рынке архивных услуг, на котором традиционно доминировали государственные архивы, могут появиться сильные игроки-конкуренты, победить которых можно будет только предложив потребителю более комплексные и качественные услуги.

В сложившихся условиях наряду с продолжением оказания традиционных архивных работ и услуг, а именно исполнением тематических запросов, копированием и упорядочением (причем, обращаю на это ваше особое внимание, - по регулярно индексируемым в зависимости от темпов инфляции ценам), необходима еще и их диверсификация за счет использования инновационных решений.

На наш взгляд, одним из таковых может стать проект создания общероссийского интернет-сайта генеалогического характера, доступ к информационным ресурсам которого должен осуществляться на платной (возмездной) основе. О чем идет речь? Недавно в рамках федеральной целевой программы Росархив начал сканирование ревизских сказок первых 3-х переписей населения и ландратских книг, хранящихся в РГАДА. В общем объеме это более 5 тыс. дел и около 5 миллионов листов (слайд 6 ). Как вы можете судить по слайду, работы идут быстрыми темпами, что дает основание надеяться на завершение процесса оцифровки уже к середине 2014 г. После этого планируется размещение оцифрованных образов в сети Интернет, но, как я уже сказал, не в свободном доступе, а за определенную плату, размер которой еще предстоит определить. Так, чтобы с одной стороны, при низкой в целом платежеспособности нашего населения это было для него не в тягость, а с другой - было заметной поддержкой архивам и бюджету.

Если к оцифрованным документам РГАДА присоединить оцифрованные материалы последующих ревизий и метрические книги из региональных государственных архивов (а такая работа, как мы знаем, довольно интенсивно на местах уже ведется), то мог бы получиться солидный электронный ресурс генеалогического характера, востребованный на информационном рынке. Перечисляемые потребителями при его использовании электронные платежи должны распределяться пропорционально количеству просмотренных образов документов того или иного архива. Реализация такого проекта с размещением его в глобальном информационном пространстве позволит, по нашему мнению, активизировать приток денежных средств от граждан, в том числе и от рассеянной по всему миру русской диаспоры.

Другой стороной проблемы повышения доходов является организация строгого и четкого администрирования получаемых от партнеров финансовых средств, с тем, чтобы они своевременно попадали на счета архивов, а не плутали в банковских потоках.

Таковы в общем основные направления повышения эффективности деятельности архивов, которые, разумеется, ими не исчерпываются и могут дополняться и конкретизироваться в каждом субъекте Российской Федерации с учетом местной специфики.

В заключение хотел бы сказать следующее. Хотя еще не все архивисты почувствовали улучшение своего материального положения, это ни в коем случае не дает нам право упустить реальный шанс поднять отечественное архивное дело на более высокий уровень. На это нас нацеливают Президент и Правительство. Это является насущной потребностью для общества. Это, в конце концов, та стратегическая цель, которую мы продекларировали в Концепции развития архивного дела на период до 2020 г. на прошлом заседании нашего Совета и достичь которой дело чести для нас, как руководителей архивного дела.

Характеризуя деятельность архивной службы за 2013 год, следует отметить в числе особенностей отчетного периода формирование современной информационной инфраструктуры, позволяющей совершенствовать работу архивов на основе широкого внедрения новейших технологий и принципиально новых подходов к решению актуальных задач.

Для расширения доступа к архивным документам в рамках создания электронного архива переведено в электронную форму около 8 тыс. единиц хранения, оцифрованы описи практически на 500 тыс. единиц хранения, в электронные описи внесено более 232 тыс. дел. В базу данных «Архивный фонд» введена информация обо всех фондах, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.

Данная работа имеет важное значение в условиях роста посещаемости архивных сайтов и резкого увеличения количества обращений, поступающих по современным каналам связи: в сравнении с 2012 годом их количество увеличилось в 4 раза. При этом сохраняется устойчивая тенденция поступления большого количества обращений в архив.

Об особой социальной роли и значимости архивов свидетельствует то, что практически 90% обращений в архивы составляют запросы о предоставлении сведений для подтверждения пенсионных и имущественных прав граждан. Поэтому очень важно сокращение в отчетный период сроков рассмотрения запросов до 17 дней и увеличение количества положительных ответов на социально-правовые запросы до 92,7%. По итогам мониторинга общественного мнения удовлетворенность граждан составляет 100%, что отвечает задачам, определенным в Стратегии развития архивного дела.

Значительный резонанс имела выставочная деятельность, давшая возможность ознакомить общественность с неизвестными ранее архивными документами.

Удовлетворенность населения предоставляемой архивной информацией во многом зависит от качества комплектования и обеспечения сохранности документальных фондов. В связи с этим в целях предотвращения утраты документов в организациях активизирована работа по их подготовке к передаче на хранение в архивы. В отчетный период упорядочены и экспертно-проверочной комиссией комитета утверждены описи более чем на 21,7 тыс. дел управленческой документации. Вместе с тем, анализ свидетельствует о сохранении тенденции превышения объемов приема документов по личному составу над управленческой документацией.

Комплексный характер носили реализованные в 2013 году мероприятия в области обеспечения сохранности документов. Главным образом они были направлены на укрепление и развитие материально-технической базы архивов, улучшение условий хранения документальных фондов.

Задачам совершенствования хранения документов была подчинена и модернизация технологического оборудования.

Несмотря на отмеченные недостатки, итоги деятельности архивной службы в целом свидетельствуют о высоком профессиональном, информационном, кадровом потенциале архивов и эффективном выполнении задач, определенных Стратегией развития архивного дела.

В связи с этим эффективность работы архива по итогам 2013 года определялась с учетом рейтинговых оценок по выполнению таких ведущих показателей как:

предоставление архивной информации пользователям;

упорядочение и прием документов на хранение в архивы;

ведение базы данных «Архивный фонд»;

выполнение объемов работ по оцифровке архивных документов;

наличие нарушений нормативных требований;

качество подготовки документов и вопросов для рассмотрения коллегиальными органами.

Одним из основных мероприятий следует назвать применение системы «Ведомственный архив организации».

Типовое прикладное решение «Ведомственный архив организации» предназначено для автоматизации бизнес-процессов деятельности архивной службы и ответственных делопроизводителей подразделений организации в соответствии с правилами делопроизводства и архивного дела.

Общая функциональная структура «Ведомственного архива организации» показана на рис. 1 и описана в табл. 1.

Таблица 1. Функциональное описание системы «Ведомственный архив организации»

Подсистема

Описание

Ведение в электронном виде НД подразделений с распределенной системой прав доступа. Согласование электронной НД подразделений с уполномоченными сотрудниками архива с возможностью возврата номенклатуры дел на доработку и указанием причины возврата. Сопровождение процесса согласования рассылкой почтовых уведомлений сотрудникам. Внесение изменений в НД подразделений текущего года, автоматическую актуализацию сводной НД. Контроль процесса подготовки НД в подразделениях со стороны уполномоченных сотрудников архива. Поиск НД.

Работа со сводной НД предприятия

Автоматическое формирование сводной НД предприятия после завершения процедур согласования электронной номенклатуры подразделений. Поиск сводной НД.

Работа со сдаточными описями

Формирование сдаточных описей дел (формирование в системе сдаточной описи по установленному шаблону, редактирование сдаточной описи, направление сдаточной описи на проверку в архив, формирование обложек дел, в том числе и массовое). Проверка сдаточной описи уполномоченными сотрудниками архива с возможностью возврата на доработку и указанием причины возврата. Сопровождение процесса согласования рассылкой почтовых уведомлений сотрудникам. Поиск описей.

Работа с внутренними описями

Формирование в системе внутренней описи дела по установленному шаблону. Редактирование внутренней описи дела.

Прием и размещение дел в архиве

Автоматическое создание регистрационных карточек (далее - РК) на дела в архиве. Формирование сдаточных описей. Автоматическое или ручное заполнение топографических указателей в РК.

Работа с заявками в архив

Формирование электронной заявки (формирование в системе электронной заявки по установленному образцу, редактирование электронной заявки, направление электронной заявки в архив), исполнение электронной заявки (автоматический поиск дел/документов по информации, указанной в заявке, управление признаками «исполняется», «исполнена», внесение информации о проделанной работе, возврат заявки в случае, если указано недостаточное количество информации для поиска). Сопровождение процесса исполнения заявки рассылкой почтовых уведомлений сотрудникам. Ведение журнала учета заявок, контроль их исполнения.

Формирование аналитических данных

Формирование статистической отчетности по всем направлениям деятельности ведомственного архива по заданным параметрам в виде регламентных и оперативных статистических отчетов, например: учет поступлений/выбытия единиц хранения, учет поступивших и исполненных заявок, формирование статистических таблиц для отдельного дела/ед.хранения, учет выполненной сотрудниками архива работы, статистика количества сдаточных описей, отчет «Постеллажный справочник», отчет «Движение дел в архиве» и т.д.

Формирование бумажных копий документов

Обеспечивает возможность получения бумажных копий следующих документов: номенклатура дел, сдаточная опись дел, внутренняя опись дела, акт о выделении к уничтожению, заявка на выдачу дел или поиск документов в архиве, регистрационная карточка дела/единицы хранения.

Обеспечение процесса уничтожения дел

Формирование акта о выделении к уничтожению документов/дел, не подлежащих хранению. Согласование акта о выделении к уничтожению. Продление срока хранения дел.

Поиск единиц хранения

Реализована возможность поиска единиц хранения в архиве по заданному списку критериев с учетом распределенной системы прав доступа.

Журнал аудита действий пользователей

Обеспечивает возможность автоматического формирования и ведения журнала аудита действий пользователей в системе.

Управление пользователями и правами доступа

Обеспечена возможность следующих действий над учетными записями пользователей: создание учетной записи, удаление учетной записи, редактирование учетной записи.

Работа с электронными документами

Автоматическое формирование электронных дел. Поиск электронных дел по номенклатуре. Универсальный поиск электронных документов. Просмотр электронного дела при приеме дел в архив.

Управление справочниками

Все справочники, входящие в состав системы, обладают следующей основной функциональностью: постоянное хранение данных справочников, добавление новых элементов, редактирование элементов, удаление (удаление элементов возможно лишь в том случае, если другие существующие объекты системы не ссылаются на удаляемый элемент), просмотр элементов, просмотр списка элементов, фильтрация и сортировка списка элементов, поиск элементов.

Типовой перечень справочников (может быть расширен): справочник категорий документов - список принятых в системе категорий документов, справочник инициаторов запросов - список принятых в системе инициаторов запросов, справочник мест хранения документов - список мест хранения документов, справочник архивохранилищ - список архивохранилищ, справочник подразделений, справочник сотрудников подразделений.

Потребление справочников из внешних систем

Обеспечивается функционал интеграции с внешними системами- источниками эталонных справочных данных (справочник организационной структуры предприятия и справочник сотрудников предприятия).

Рис.1.

На основе компонентов типового прикладного решения осуществляется адаптация (путем функционально-технологической настройки компонентов), то есть поддержка специфики конкретного предприятия. Учитываются особенности работы архива, подразделений, ответственных за делопроизводство и др. На основе адаптированного решения выполняется внедрение системы. Оно включает установку и тестирование программного обеспечения, выпуск эксплуатационной документации, подготовку персонала (администраторов и пользователей), проведение опытной эксплуатации с внесением изменений в настройки решения по возникающим требованиям.

Годовые ведомственные показатели позволяют более объективно и беспристрастно оценить работу архивов. Поэтому комитетом будет продолжен анализ эффективности деятельности государственных и муниципальных архивов по указанным критериям. Это будет способствовать своевременному выявлению «узких мест», проблем и реализации мер по их устранению.

Во исполнение решений коллегии Росархива в приоритетном порядке важно продолжить реализацию мер по наращиванию информационной полноты баз данных «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», так как уже в этом году Федеральное архивное агентство планирует обеспечить доступ пользователей сети Интернет к БД, созданным государственными и муниципальными архивами. Таким образом Росархив предполагает создать автоматизированный информационный ресурс, позволяющий в электронном виде реализовать одну из основных архивных услуг - предоставление сведений о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации и местах их хранения.

Для повышения престижа архивной службы важно повысить качество подготовки материалов, обеспечить продуманность и обоснованность очередности их размещения в сети Интернет. При этом недопустим случайный выбор документов для публикации.

Главным долгосрочным приоритетом является создание комфортных условий приема посетителей и удобства предоставления услуг. Поэтому План реализации Стратегии дополнен также положениями, ориентирующими деятельность архивов на приоритетность интересов граждан. Без этого невозможно достижение задач по обеспечению перехода к стандартам государственных услуг нового поколения, основанным не на позиции исполнителя, а на позиции потребителя этих услуг - гражданина, который обращается за получением архивной информации.

Уточнен также раздел о ресурсном обеспечении Плана реализации Стратегии, который учитывает целенаправленное проведение мероприятий, направленных на повышение кадрового потенциала архивной службы: создание условий для профессионального и социального роста архивистов, обеспечение обучения новым прикладным технологиям, широкое использование достоинств молодого поколения, способного вырабатывать новые подходы к решению проблем и предлагать неординарные варианты. Рекомендуется разработать планы повышения квалификации в каждом архивном органе и учреждении. В них учесть непрерывное повышение квалификации специалистов и обучение их новым технологиям. При этом важно гораздо полнее учитывать в зарплате квалификацию и профессиональные достижения специалистов. Оценка работы должна производиться с учетом конкретного вклада каждого специалиста в развитие архивного дела, в оказание обществу и гражданам конкретных услуг, а также открытость к переменам и вклад в решение стратегических задач.